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Microsoft Copilot remodèle le lieu de travail moderne. Grâce à la recherche intelligente, à la synthèse contextuelle et aux flux de travail automatisés, Copilot vise à rendre le travail quotidien plus fluide, plus rapide et plus intuitif.

Mais la valeur de Copilot dépend entièrement de la qualité de vos données. Si vos fichiers sont désorganisés, vos autorisations mal configurées ou vos politiques de conformité ignorées, Copilot risque alors de produire des réponses incomplètes ou trompeuses

C’est là qu’ intervient MigrationWiz . À mesure que les organisations se modernisent et migrent vers Microsoft 365, MigrationWiz garantit la structure, la gouvernance et la clarté indispensables pour rendre vos données prêtes à l’IA Ce guide explique en détail ce que les équipes informatiques doivent faire avant, pendant et après leurs projets MigrationWiz pour s’assurer que Copilot est prêt.

Préparer vos Données pour Tirer le Meilleur de Copilot

L’efficacité de Copilot dépend des données auxquelles il peut accéder. Les utilisateurs de MigrationWiz doivent prendre en compte ces points clés pour préparer leurs projets:

1. Contenu propre et bien structuré : Les fichiers et les messages doivent être stockés de manière logique afin que Copilot puisse extraire un contexte précis.
2. Métadonnées et taxonomie cohérentes : les étiquettes, les structures de dossiers et les hiérarchies de sites uniformes améliorent la capacité de Copilot à catégoriser et à faire apparaître le contenu.
3. Autorisations précises : La sécurité doit être correctement cartographiée afin que Copilot n’expose pas les données sensibles aux mauvais utilisateurs.
4. Contrôles de gouvernance et de conformité : Les politiques telles que la rétention, la classification et la confidentialité doivent rester intactes pendant et après la migration.

Étape 1 : Évaluation et inventaire

Avant de toucher à MigrationWiz, effectuez un inventaire approfondi de votre environnement source :

1. Identifiez toutes les sources de données : Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams, dossiers publics ou systèmes tiers.
2. Détectez le contenu ROT (Redundant, Obsolete, Trivial). Décidez de ce qu’il faut migrer, archiver ou retirer pour réduire le bruit pour Copilot.
3. Capturer les métadonnées et les structures de dossiers: notez les incohérences qui peuvent entraîner des problèmes lors de la migration.
4. Autorisations d’audit : documentez qui a accès à quoi et identifiez les zones à risque, comme des autorisations trop larges.

Utilisez les fonctionnalités d’évaluation préalable à la migration de MigrationWiz pour faire apparaître les tailles de boîte aux lettres, le nombre d’éléments et le contenu des problèmes potentiels avant de commencer.

Étape 2 : Définir les objectifs et les politiques

Le succès d’un copilote exige de la clarté. Les responsables IT doivent préciser comment préparer des données réellement exploitables par Copilot

1. Déterminer le contenu fiable. Qu’est-ce que Copilot doit mettre en évidence ou ignorer ?
2. Règles de conservation et de suppression. Éliminez le contenu inutile qui pourrait encombrer les résultats de recherche Copilot.
3. Métadonnées et normes de classification. Mettez en place une nomenclature claire pour une meilleure compréhension du contexte
4. Propriété de la gouvernance. Décidez qui gère la taxonomie, approuve les modifications d’accès et applique les normes.

Intégrez ces objectifs au périmètre du projet pour que les décisions de nettoyage et de cartographie s’alignent sur les objectifs de gouvernance. Consultez le Guide de planification de la migration ici.

Étape 3: Planification de votre projet MigrationWiz

Alignez maintenant vos règles sur la configuration de votre projet MigrationWiz:

1. Sélectionnez les bons types de projets: boîtes aux lettres, documents, équipes ou projets hybrides en fonction de vos sources.
2. Structurez votre environnement Microsoft 365 : fusionnez les tenants ou sites redondants pour limiter la prolifération et améliorer l’expérience Copilot t.
3. Archiver le contenu ROT (redondant, obsolète et trivial): la suppression des données inutiles réduit les coûts et accélère la migration.
4. Normaliser les métadonnées : mettez à jour les étiquettes avant la migration, dans la mesure du possible.

Utilisez les options avancées de MigrationWiz (comme le filtrage des dossiers) pour exclure automatiquement le contenu ROT.

Étape 4 : Configuration de la sécurité et des autorisations

L’intelligence de Copilot n’a aucun sens sans contrôles d’accès sécurisés. MigrationWiz permet de conserver et de mapper les autorisations pendant la migration, mais vous devez en amont:

1. Auditer les autorisations: assurez-vous que les niveaux d’accès sont adaptés aux besoins actuels de l’entreprise.
2. Planifier le mappage entre tenats: si vous vous déplacez entre tenant, planifiez la traduction des autorisations.
3. Renforcer les autorisations : supprimez les droits d’accès trop larges ou hérités qui pouvaient faire apparaître les données de manière incorrecte.

Utilisez les outils MSPComplete pour mapper les utilisateurs et les groupes de manière cohérente entre les tenants.

Étape 5 : Exécution et validation de la migration

C’est là que MigrationWiz brille: déplacer les données avec un minimum de perturbations :

1. Exécuter un pilote : migrez d’abord un sous-ensemble de données pour valider les structures, les métadonnées et les autorisations.
2. Valider l’intégrité des métadonnées : assurez-vous que les étiquettes, les propriétés et les structures sont préservées.
3. Vérifiez les liens rompus , en particulier dans les migrations SharePoint et Teams.
4. Vérifiez vos règles de conformité: vérifiez que les étiquettes de rétention et la classification s’appliquent toujours après la migration.

Utilisez la journalisation et  la création de rapports dans MigrationWiz pour identifier et résoudre rapidement les problèmes avant de faire évoluer la migration.

Étape 6 : Surveillance et gouvernance post-migration

La migration ne s’arrête pas au basculement : elle se prolonge avec la préparation de vos données pour Copilot

1. Surveillez les modèles d’utilisation. Suivez le contenu que Copilot met en évidence et ajustez la nomenclature si nécessaire.
2. Révisez régulièrement la gouvernance: alignez les normes et les autorisations des métadonnées sur les changements de l’entreprise.
3. Éduquer les utilisateurs finaux: formez les employés aux fonctionnalités de Copilot et à l’utilisation responsable de la recherche/du contexte.
4. Itérer: La gouvernance est un cycle, révisez les politiques de classification et de rétention tous les trimestres.

Combinez les rapports post-migration avec l’analyse de l’utilisation de Microsoft 365 pour affiner votre gouvernance et optimiser la préparation de Copilot.

Réflexions finales

La préparation de Microsoft Copilot ne consiste pas simplement à « déplacer des données ». Il s’agit de s’assurer que le contenu migré soit structuré, sécurisé et administré de manière cohérente afin que Copilot puisse maximiser sa valeur.

Avec MigrationWiz, non seulement vous migrez vers Microsoft 365, mais vous créez également les conditions d’une productivité optimisée par l’IA. Si elle est bien faite, vos utilisateurs bénéficient d’une expérience Copilot éfficace, sécurisée et conforme aux exigences de conformité.

Si vous vous préparez à une telle migration, consultez BitTitan.com et le centre d’aide pour obtenir des guides de migration détaillés.